Aufgabenmanagement mittels E-Mails

HöhrerInnen von Produktivitätspodcasts oder LeserInnen von Selbstmanagementblogs sind schon beim Titel aus dem Stuhl gekippt, doch die bittere Realität sieht halt immer noch so aus. Viele Aufgaben entstammen aus der Mailbox. Damit sie nicht dort enden, verbindet Microsoft ihre moderne Aufgaben-App Microsoft To-Do immer stärker mit dem 500 Pfund Mail-Gorilla Outlook. Passiert im Update von To-Do, welches nun “flagged” E-Mails direkt zu Aufgaben werden lassen kann. Eine weitere Ankündigung betrifft nun den Outlook Web Client, welcher in der neuen Version ebenfalls mit To-Do verknüpft wurde: Microsoft To-Do Integration im Outlook Web Client

Azure Information Protection lokalisieren

Die Klassifizierung von Dokumenten ist schon eine Wissenschaft für sich. Stellt man dann Software zur Verfügung die nicht völlig selbsterklärend ist, wird es unlösbar respektive schlicht nicht verwendet. Mit Azure Information Protection ist es Microsoft gelungen, die meiner Erfahrung nach erste vollumfägliche (sprich inkl. Mobile) und sauber in die Anwendungen integriert (wo Dokumente entstehen, sprich Office) Klassifikationslösung einzuführen. Zentral werden(noch) im Azure-Portal die Labels und Sub-Labels definiert. Diese Labels werden Gruppen/Anwendern zugeteilt und erscheinen dann in ihrem Office, wenn der “Azure Information Protection“-”Client verteilt wurde. Anzeige der Labels in Microsoft Word. Dabei kann zwischen generellen Labels für alle Anwender und “scoped Labels” für bestimmte Gruppen/Anwender unterschieden werden.

Sorry. Ich versuchs.

Google etwas weniger seiner Daten geben? Schwer, aber möglich. Man könnte zum Beispiel eine andere Suchmaschine benutzen. So versuche ich es jeweils wenn ich Windows neu aufsetze und Bing als Standard habe. Aber seht euch das an: Gelb markiert die relevanten Suchergebnisse auf meiner Suche nach meinem Passwortmanager “Remembear”. Der Rest sind bestenfalls Umwege oder alte Versionen, schlimmstenfalls Schadsoftware. Das Amazon Ergebnis verzeihe ich. Irgendwie muss Microsoft schliesslich Geld verdienen ;) Dann halt den Liebling des kleinen Mannes. Duckduckgo — rühmt sich für die Bewahrung der Privatssphäre und ist eigentlich gar nicht schlecht: Doch fest im Sprachgebrauch ist man nicht grundlos.

In Microsoft Teams Kanäle umbenennen

Ich wurde angefragt wie man einen Kanal in Microsoft Teams umbenennt. Einfach. Auf die Eigenschaften des Kanals gehen und entsprechenden Kanalnamen anpassen. Es wäre aber nicht Office 365 wenn es nicht ein bisschen komplexer wäre. Jedes Team hat eine “Office 365 Group” zur Basis. Diese Group hat SharePoint, Teams, Planner, Streams, etc. als Bestandteile. Und jeder Kanal in Teams entspricht einem Ordner auf SharePoint. In dieser Ordner kommen Dateien, die per “Drag & Drop” im Teams Client hochgeladen werden, etc. Wird der Kanalnamen nun geändert, bleibt diese Verknüpfung bestehen. Der Ordner heisst allerdings weiterhin wie der Kanal ursprünglich hiess. Vermutlich nicht der gewünschte Zustand.

Experience the Microsoft Cloud

Man is a complex machine and incredibly good at using his processing unit (brain) to process information. But the brain is much better when it receives information from its sensors. You can read Microsoft 365 descriptions and try to understand what s behind the functions and concepts. But it is much easier to experience them. The cloud makes it possible. On the one hand there is always the way to create a Microsoft 365 tenant , but there is also the opportunity to experience it without investment. Entry into Microsoft s demo At transform.microsoft.com you log in with your LinkedIn account and you can use various tools to evaluate Microsoft 365 for your company.

Frontpage is back.

Word kriegt ein neues Feature. Dieses Feature hat den vielversprechenden Titel “Transform to Web Page”. Screenshot aus Word Online Eine Webseite so einfach wie ein Word-Dokument? Kommt euch das nicht bekannt vor? In Wahrheit erstellt Word ein Sway aus dem Word Dokument. Danach lässt sich das Sway anpassen und verarbeiten. Aus Word kann das Dokument aber nicht mehr verändert werden. Eine weitere “Publikation” würde zu einem neuen Sway führen. Um aber gemeinsam ein Dokument zu erstellen, und dieses dann einfach publizieren zu können ist es ein wirklich hilfreiches Feature. Und anders als Frontpage, sind Sways sofort mobiloptimiert. Wer Teilnehmer im Office Insider Programm ist, kann die Funktion in Word testen.

Dokumente aufgrund vorhandener Informationen kennzeichnen.

Mit Azure Information Protection kann man die Kennzeichnungen (respektive Labels) auch aufgrund von Informationen in SharePoint vergeben. So kann der allfällige Schutz von Dokumenten an MetaDaten verknüpft werden. Der Microsoft Artikel hierzu findet sich hier: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/information-protection/rms-client/client-admin-guide-customizations#label-an-office-document-by-using-an-existing-custom-property Ich werde kurz durch den Prozess führen. SharePoint Erst definiere ich die Information die ich in SharePoint vergeben will. In meinem Fall möchte ich eine Auswahl die drei Klassifikationsstufen abbildet: Spaltendefinition in SharePoint online. Die Information muss Labelbezeichnungen in MIP/AIP übereinstimmen. Als Standartwert definiere ich “intern”. In SharePoint kann ich jetzt einfach die definierten Werte abfüllen. Durch die Definition des Standardwerts, erhalten auch alle neuen Dokumente die Information “intern”.

Azure Priviledged Identity Management

Beim Einsatz von Office 365 benötigt es verschiedene Administrationsrollen. Als allererstes wird ein “Global Admin” angelegt. Der Über-Admin der alles konfigurieren und verändern kann. Diese Rolle möchte man sorgfältig vergeben. Mit steigender Aufgabenlast, wird aber auch diese Rolle auf mehrere Personen verteilt. Nebst den Systemunabhängigen Mechanismen wie Adminrechte nie auf seinem Arbeitsuser zu tragen sowie so wenig Admins wie nötig zu berechtigen, gibt es weitere Wege. Microsoft arbeitet laufend daran die Notwendigkeit der “Global-Admin”-Rolle zu reduzieren. So musste ich zu Beginn meiner Office 365 Tätigkeit bereits Global Admin sein um den “Conditional Access” einzurichten. Inzwischen gibt es hierzu den dedizierten “Conditional Access”-Admin.

Der Weg in die Cloud ist ein Weg voller Unsicherheiten.

Der Weg in die Cloud ist ein Weg voller Unsicherheiten. Hat man die grundlegenden Überlegungen zu Datenhaltung, interner Governance und gesetzlichen Rahmenbedingungen einmal gemacht, hilft einem Microsoft in der Absicherung von Office 365 hervorragend weiter. Als Enterprise Architect war ich bei unserem Weg in die “public cloud” von Microsoft, unter anderem für die Absicherung unserer Informationen zuständig. Hier möchte ich nicht erläutern was wir gemacht haben (vielleicht später), sondern was wir einfacher hätten machen können und dabei auf vielleicht weniger bekannte Hilfsmittel verweisen. Information Protection Poster Poster mit Hinweisen, Einschätzungen und Werkzeugen In einem Poster wird einfach dargelegt welche verschiedenen Sicherheitsstufen es gibt, welche Werkzeuge helfen diese Stufe zu erreichen und wo man diese Werkzeuge allenfalls testen kann.

Die Avatar Fabrik

User-Journey-Story-Mapping-Chain-Visualization-Experience-Graph und wie sie alle heissen, hängen stark von der Illustration von Anwendern ab. Diese kann man auf Stockphoto Seiten raussuchen. Typische Anwenderin in täglicher Pose, oder? Kann man. Besser wäre die Kreation eigener Avatare für User Profile und so weiter. Und das kann jetzt jeder der PowerPoint besitzt. Dank meiner Avatar Fabrik: Die Fabrik geht von links nach rechts. Einfach, oder? Download des PowerPoint Files